Để tổ chức một chuyến Company Trip thành công, hãy chia nhỏ kế hoạch thành 50 hạng mục cốt lõi. Checklist được sắp xếp logic theo trình tự thời gian giúp HR và ban tổ chức kiểm soát tốt ngân sách, tiến độ và hạn chế tối đa rủi ro.
Giai Đoạn Chuẩn Bị (Trước Chuyến Đi 1 – 3 Tháng)
-
- Xác định mục tiêu chuyến đi (nghỉ dưỡng, vinh danh hay đào tạo)
- Thành lập Ban tổ chức (BTC) và phân công nhiệm vụ
- Khảo sát nhu cầu, ý kiến của nhân sự về điểm đến
- Chốt số lượng nhân viên, người nhà tham gia thực tế
- Lập và phê duyệt ngân sách dự trù
- Lên ý tưởng/Concept (chủ đề chương trình)
- Chọn địa điểm (Biển, núi, trong nước hay quốc tế)
- Lựa chọn và ký hợp đồng với đơn vị tổ chức du lịch (nếu có)
- Xây dựng lịch trình chi tiết (di chuyển, tham quan, tự do)
- Xin visa/hộ chiếu cho nhân viên (đối với Company Trip quốc tế)
- Gửi thông báo trước lịch trình (Save the date) cho nhân sự
- Khảo sát các yêu cầu đặc biệt (chế độ ăn kiêng, trẻ em)
Giai Đoạn Vận Hành & Hậu Cần (Trước 1 – 3 Tuần)
-
- Đặt vé máy bay/tàu xe, chốt danh sách và thông tin xuất vé
- Chốt số lượng và đặt phòng lưu trú tại khách sạn/resort
- Lên thực đơn các bữa ăn chính/phụ
- Đặt nhà hàng tại điểm đến (đặc biệt cho đoàn đông)
- Thuê phương tiện di chuyển tại điểm đến (xe đưa đón sân bay, xe tham quan)
- Khảo sát và thuê địa điểm tổ chức Teambuilding (Bãi biển, sân cỏ…)
- Lên kịch bản chi tiết cho chương trình Teambuilding
- Chuẩn bị đạo cụ, trò chơi, dụng cụ cho Teambuilding
- Thuê MC hoạt náo, điều phối Teambuilding
- Thuê hội trường tổ chức Gala Dinner
- Chuẩn bị kịch bản Gala Dinner (Mở màn, vinh danh, minigame)
- Thiết kế hệ thống âm thanh, ánh sáng, màn hình LED
- Chuẩn bị kịch bản ánh sáng, slide trình chiếu, video vinh danh
- Thuê nhân sự chụp ảnh, quay phim (Media), flycam (nếu cần)
- Đặt Banner, Backdrop, Standee cho sự kiện
- Chuẩn bị đồng phục nhóm (áo thun đồng điệu)
- Mua quà tặng, phần thưởng cho các đội thắng cuộc, trò chơi
- Chuẩn bị cúp, kỷ niệm chương, bằng khen cho nhân sự xuất sắc
- Chuẩn bị quà tặng chung cho toàn thể nhân viên
- Mua bảo hiểm du lịch toàn diện cho các thành viên
- Chuẩn bị túi y tế cơ bản (thuốc say xe, băng gạc, hạ sốt…)
Giai Đoạn Thực Hiện (Trong Chuyến Đi)
-
- Kiểm tra quân số trước khi xuất phát tại điểm hẹn
- Điểm danh trên các phương tiện di chuyển (xe, máy bay)
- Quản lý nhận/trả phòng (Check-in, Check-out) khách sạn
- Kiểm tra chất lượng các bữa ăn, định lượng thức ăn
- Giám sát an toàn cho nhân viên trong các hoạt động tự do tắm biển/leo núi
- Tổng duyệt chương trình, kiểm tra âm thanh, ánh sáng trước giờ G
- Vận hành Teambuilding, hỗ trợ nhân sự và xử lý phát sinh
- Tổ chức Gala Dinner (Điều phối chương trình, vinh danh, tiệc tùng)
- Quản lý truyền thông nội bộ (livestream, cập nhật hình ảnh chuyến đi)
Giai Đoạn Kết Thúc (Sau Chuyến Đi)
- Thanh toán các chi phí còn lại và nhận hóa đơn VAT
- Tập hợp toàn bộ chứng từ kế toán, hợp đồng để quyết toán ngân sách
- Thu thập hình ảnh, video từ đội ngũ Media và lưu trữ tập trung
- Gửi báo cáo đánh giá hiệu quả chương trình cho Ban lãnh đạo
- Thu thập feedback (khảo sát mức độ hài lòng) của nhân viên
- Chia sẻ hình ảnh đẹp lên các kênh truyền thông nội bộ
- Đánh giá nhà cung cấp dịch vụ (đơn vị du lịch, nhà hàng, khách sạn)
- Lưu trữ dữ liệu, rút kinh nghiệm cho Company Trip mùa sau [1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8]
